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基本信息

標準號：HY/T 056-2010

發(fā)布時間：2010-08-31

實施時間：2010-10-01

首發(fā)日期：

出版單位：中國標準出版社查看詳情>

起草人：侯秀生、薛惠芬、范文靜、孫濤、張明和、宋銘航、邱力、葛彥華、孫曉燕、王世福、袁澤軼

出版機構：中國標準出版社

標準分類：圖書館、檔案、文獻與情報工作

ICS分類： 01.140.20;07.060

提出單位：國家海洋局辦公室

起草單位：中國海洋檔案館、國家海洋局北海分局、國家海洋技術中心、國家海洋局第二海洋研究所

歸口單位：全國海洋標準化技術委員會(SAC/TC 283)

發(fā)布部門：中華人民共和國國家海洋局

主管部門：全國海洋標準化技術委員會(SAC/TC 283)

標準簡介

本標準規(guī)定了海洋科學技術研究文件材料收集、整理和歸檔以及海洋科學技術研究檔案整理、編目、保管和開發(fā)利用等的基本方法和要求。本標準適用于海洋科學技術研究檔案業(yè)務工作。

標準摘要

本標準與HY/T056-2001相比主要變化如下:
---增加了規(guī)范性引用的文件(見2);
---增加了術語和定義(見3.3、3.4、3.5);
---增加了總體要求一章(見4);
---修改了文件材料的形成與積累、審查和歸檔的標題與內容(見2001年版的4.1、4.2;本版的5、5.1、5.2、5.3、5.4);
---增加了整理單元構成條款(見6.1);
---修改了文件材料的整理、立卷的標題與內容(見2001年版的4.3;本版的6.2、6.3);
---刪除了文件材料的立卷、審查和歸檔中的行政性條款(見2001 年版的4.1.1、4.1.3、4.3.1、4.3.2);
---刪除了文件材料的整理、立卷中不同尺寸的文件材料要統(tǒng)一折疊為A4幅面的內容(見2001年版的4.3.12.4);
---刪除了檔案的整理中術語解釋性內容(見2001年版的5.1.1、5.1.1.1、5.1.1.1.1);
---刪除了檔案互見性標引條款(見2001年版的5.1.1.3);
---刪除了室藏號的編制(見2001年版的5.1.1.4);
---刪除了組成課題代碼的一般規(guī)則(見2001年版的5.1.1.1.4);
---增加了照片整理條款(見6.2.3.2、6.2.3.4、6.2.4.4d));
---增加了非成冊圖件整理條款(見6.2.3.3);
---增加了文件裝盒條款(見6.2.5);
---增加了建立替代卷條款(見6.4);
---修改了歸檔移交標題與內容(見2001年版的4.4、4.4.1、4.4.2、4.4.4.1;本版的7、7.1、7.1.5);
---修改了檔號結構條款(見2001年版的5.1.1.1.2;本版的8.1.1.1);
---增加了分類、主題標引條款(見8.1.3、8.1.4);
---修改了新補文件材料的整理方法(見2001年版的5.1.1.5.2;本版的8.1.5.2);
---刪除了檔案館的檔案整理(見2001版的5.1.2);
---修改了檔案保管的條款(見2001年版的5.3.1、5.3.2、5.3.3;本版的8.3.1、8.3.2、8.3.3);
---修改了檔案統(tǒng)計條款(見2001年版的7.1;本版的9.1);
---修改了檔案開發(fā)和利用條款(見2001年版的7.2、7.3、7.4;本版的9.2);
---修改了檔案移交和接收條款(見2001 年版的6.1、6.3、6.4、6.5、6.6、6.7;本版的10.3.1、10.3.2、10.3.3);
---增加了檔案鑒定程序(見10.1.3);
---增加了移交檔案運送條款(見10.3.3.3);
---修改了海洋科研文件材料歸檔范圍和保管期限表(見2001年版的附錄A.1、A.2;本版的附錄A);
---修改了海洋科研課題文件材料歸檔說明書(見2001年版的附錄B 圖B.1、B.2、B.5、B.6;本版的附錄B圖B.1、B.2、B.5、B.6);
---修改了海洋科研文件材料和檔案用表格式標題(見2001年版附錄C;本版的附錄C、附錄D);
---刪除了檔案卷夾格式(見2001年版附錄D 圖D.3);
---修改了海洋科研檔案案卷封面格式(見2001年版的附錄C 圖C.4;本版的附錄C 圖C.6);
---增加了歸檔電子文件目錄式樣(見附錄C 圖C.9);
---修改了海洋科研文件材料歸檔移交單格式(見2001 年版的附錄C 圖C.5;本版的附錄C圖C.10);
---修改了海洋科研檔案案卷目錄格式(見2001年版的附錄C 圖C.10;本版的附錄D 圖D.2);
---增加了科研檔案目錄封面式樣(見附錄D 圖D.3);
---修改了海洋科研檔案鑒定登記表格式(見2001年版的附錄C 圖C.13;本版的附錄D 圖D.7);
---刪除了海洋科研檔案借閱登記簿格式(見2001年版的附錄C 圖C.11);
---修改了海洋科研檔案移交(接收)清單格式(見2001 年版的附錄C 圖C.9;本版的附錄D 圖D.10);
本標準附錄A、附錄B、附錄C 和附錄D 為規(guī)范性附錄。
本標準由國家海洋局辦公室提出。
本標準由全國海洋標準化技術委員會(SAC/TC283)歸口。
本標準起草單位:中國海洋檔案館、國家海洋局北海分局、國家海洋技術中心、國家海洋局第二海洋研究所。
本標準主要起草人:侯秀生、薛惠芬、范文靜、孫濤、張明和、宋銘航、邱力、葛彥華、孫曉燕、王世福、袁澤軼。
本標準所代替標準的歷次版本發(fā)布情況為:
---HY/T029.1-1993;HY/T056-2001。

標準目錄

前言Ⅴ
1 范圍1
2 規(guī)范性引用文件1
3 術語和定義1
4 總體要求2
5 科研文件的收集2
5.1 科研文件的積累2
5.2 科研文件的匯總2
5.3 科研文件的審查2
5.4 科研文件的鑒定3
6 科研文件的整理3
6.1 整理單元構成3
6.2 紙質文件整理3
6.2.1 裝訂3
6.2.2 分類3
6.2.3 排序3
6.2.4 立卷3
6.2.5 文件裝盒4
6.2.6 編制卷內目錄4
6.2.7 編制卷內備考表4
6.2.8 編制案卷封面5
6.2.9 編制案卷脊背5
6.3 電子文件整理5
6.3.1 歸檔載體5
6.3.2 分類5
6.3.3 文件命名5
6.3.4 文件組織5
6.3.5 目錄組織5
6.3.6 建立說明文件5
6.3.7 歸檔載體制作5
6.3.8 標識包裝6
6.3.9 建立歸檔電子文件目錄6
6.4 建立替代卷6
7 科研文件的歸檔6
7.1 歸檔要求6
7.2 歸檔份數7
7.3 歸檔時間7
7.4 歸檔程序7
7.4.1 歸檔審查7
7.4.2 辦理歸檔手續(xù)7
8 科研檔案的整理?編目和保管7
8.1 科研檔案的整理7
8.1.1 檔號標引7
8.1.2 排序排重8
8.1.3 分類標引8
8.1.4 主題標引8
8.1.5 科研文件的補充與修改8
8.2 科研檔案的編目9
8.2.1 編制案卷目錄9
8.2.2 編制文件目錄9
8.2.3 編制全引目錄9
8.2.4 編制其他目錄9
8.3 科研檔案的保管9
8.3.1 保管要求9
8.3.2 保管環(huán)境9
8.3.3 檢查維護9
9 科研檔案的統(tǒng)計和利用10
9.1 科研檔案的統(tǒng)計10
9.1.1 統(tǒng)計形式10
9.1.2 統(tǒng)計指標10
9.1.3 統(tǒng)計要求10
9.2 科研檔案的利用10
9.2.1 利用要求10
9.2.2 檔案閱覽10
9.2.3 檔案咨詢10
9.2.4 檔案開發(fā)11
9.2.5 利用效果分析11
10 科研檔案的鑒定?銷毀和移交11
10.1 科研檔案的鑒定11
10.1.1 鑒定內容11
10.1.2 鑒定時間11
10.1.3 鑒定程序11
10.2 科研檔案的銷毀11
10.2.1 編制銷毀清冊11
10.2.2 銷毀程序11
10.3 科研檔案的移交12
10.3.1 移交原則12
10.3.2 移交時間和范圍12
10.3.3 移交程序12
10.4 科研檔案的調整12
附錄A (規(guī)范性附錄) 科研文件歸檔范圍與檔案保管期限13
附錄B (規(guī)范性附錄) 科研文件歸檔說明書格式19
附錄C (規(guī)范性附錄) 科研文件整理用表格式25
附錄D (規(guī)范性附錄) 科研檔案管理用表格式35
參考文獻45
圖B.1 歸檔說明書封面式樣19
圖B.2 歸檔說明書第1頁式樣20
圖B.3 歸檔說明書第2頁式樣21
圖B.4 歸檔說明書第3頁式樣22
圖B.5 歸檔說明書第4頁式樣23
圖B.6 歸檔說明書第5頁式樣24
圖C.1 科研文件鑒定登記表式樣25
圖C.2 卷盒式樣26
圖C.3 卷盒展開示意圖27
圖C.4 卷內目錄式樣28
圖C.5 卷內備考表式樣29
圖C.6 案卷封面式樣30
圖C.7 案卷脊背式樣31
圖C.8 檔號章式樣32
圖C.9 歸檔電子文件目錄式樣33
圖C.10 科研文件歸檔清單式樣34
圖D.1 科研檔案修改申請單式樣35
圖D.2 案卷目錄式樣36
圖D.3 目錄封面式樣37
圖D.4 文件目錄表式樣38
圖D.5 全引目錄-案卷目錄表式樣39
圖D.6 科研檔案利用效益記錄表式樣40
圖D.7 科研檔案鑒定記錄表式樣41
圖D.8 科研檔案銷毀清冊封面式樣42
圖D.9 科研檔案銷毀清冊式樣43
圖D.10 科研檔案交接文據式樣44
表A.1 海洋科學技術研究文件歸檔范圍與檔案保管期限表13

替代情況

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引用標準

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本標準相關公告

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采標情況

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